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Muchas organizaciones sociales funcionan sin problemas con licencias de software clásicas, instaladas en los equipos de cómputo, como Office Standard. Sin embargo, es importante saber que, en un futuro no muy lejano, Microsoft finalizará su soporte principal de estos programas. La introducción de nuevos productos exclusivamente basados en la nube como Office 365 y Microsoft 365, nos acerca un poco más a ese escenario, y los anuncios del fin del soporte extendido para Windows 7, Office, Windows Server 2008 y SQL Server 2008 entre 2019 y 2020, no dejan duda de que es el momento de abrazar la innovación y realizar un cambio.
Una Organización del Sector Social que busque resguardar sus datos, confiando además en herramientas diarias como Word, Excel, PowerPoint y Outlook debe plantearse el realizar el cambio de licencia que le permita contar con actualizaciones de seguridad. En la mayoría de los casos, una actualización a Office 365 traerá múltiples beneficios a la organización, principalmente en razón de la productividad y seguridad.
Sin embargo, si no está completamente preparado para eso, una solución híbrida que combine programas de Microsoft instalados con soluciones basadas en la nube también puede ser una excelente manera de minimizar los costos y brindar el tiempo y el espacio necesarios para transformar la cultura organizacional y determinar el mejor plan de acción, según sus necesidades específicas.
Veamos algunos de los beneficios de realizar la transición de la infraestructura de TI al uso de software basado en la nube:
Aumentar la productividad
Las opciones de las licencias de Office 365 ofrecen versiones de escritorio y web de todas las aplicaciones con las que se está familiarizado en Office Standard. Esta funcionalidad es particularmente útil cuando se trabaja en archivos desde múltiples dispositivos en diferentes ubicaciones. También permite a los equipos de trabajo, colaborar en documentos, hojas de cálculo y presentaciones desde cualquier lugar del mundo.
Office 365 también incluye SharePoint Online, una poderosa herramienta para compartir archivos que le permite editar documentos simultáneamente en la nube. Esa capacidad anula la posibilidad de perder versiones del mismo proyecto, o generar cadenas de correo electrónico infinitas, dónde se comparten archivos.
A nivel del correo electrónico, su alojamiento web y la funcionalidad de calendario incluida en Microsoft Exchange Server Online puede ser un verdadero cambio de juego para su organización. Elimina el antiguo servidor de correo electrónico en el sitio y le permite acceder de forma segura a su correo electrónico desde cualquier lugar. También proporciona a cada usuario 25 GB de almacenamiento, con la posibilidad de manejar archivos adjuntos de hasta 25 MB de tamaño.
Otro beneficio de Office 365 es Microsoft Teams, una herramienta de colaboración basada en chat que le permite a grupos de personas dentro de su organización comunicarse rápidamente para compartir archivos y trabajar en tareas conjuntas, entre otros.
Mantener a su organización más segura
La ciberseguridad integral es crucial para cualquier organización. Sin embargo, las organizaciones sociales centradas en procesos como salud, servicios humanos, trata de personas, ayuda a los refugiados o campos similares deben tomar medidas adicionales. En muchos casos, la protección de la información de identificación personal del personal, los donantes y los beneficiarios en estos escenarios es un requisito legal y ético.
El beneficio de seguridad más directo asociado con la computación en la nube es que a través del modelo de suscripción, siempre tendrá la versión más actualizada del software que está usando. Y así, las actualizaciones destinadas a hacer frente a las nuevas amenazas de seguridad emergentes se insertan automáticamente en los programas en los que está trabajando. Suponiendo además un gran ahorro de costos.
Las opciones se amplían con Microsoft Exchange Server Online (o un servidor en la nube de toda la organización disponible a través de Microsoft Azure) puede ser más seguro que uno en el sitio. Esto se debe a que están respaldados en varias ubicaciones geográficas y se mantienen de forma más meticulosa que la mayoría de los servidores locales. El uso de Outlook en Office365 también proporciona mayor seguridad debido a la mejora en el monitoreo de amenazas contra correos electrónicos sospechosos.
Microsoft 365 también incluye Enterprise Mobility + Security (EMS). EMS agrega una capa adicional de protección y permite a los administradores administrar diferentes configuraciones de seguridad en múltiples dispositivos. También está disponible como complemento para las licencias de Office 365.
La principal conclusión de todo esto es que la tecnología en la nube está aquí para quedarse, y eventualmente será la nueva normalidad en toda la computación. Y aunque casi todos los expertos en tecnología están de acuerdo en que esto es bueno en última instancia, habrá un período de transición y una curva de aprendizaje para algunas organizaciones. Tómese el tiempo para familiarizarse con lo que existe (se verá recompensado a largo plazo) y contáctenos para recibir información y asesoría personalizada.